מבוא
חברות וארגונים עובדים בדרך כלל עם ספקים שנבחרו על סמך יכולתם לעמוד בדרישות האיכות ובדרישות טכניות של הארגון, על בסיס הערכה כללית מקצועית ראשונית ובעיקר - על בסיס ניסיון העבודה המשותף המצטבר.
בשלב מסוים, לעיתים כחלק מהקמת מערכת ניהול איכות מאורגנת בהתאם לתקני ניהול, מוצע לשקול הקמת מערכת מושכלת ומוסדרת לבחינת ספקים והסמכתם. מערכת כזו, מאפשרת לעבוד עם ספקים חדשים לאחר שנבחנו והוכיחו את יכולתם באופן ראשוני מחד, ומאידך לעקוב בצורה שוטפת אחרי ביצועי כל הספקים, חדשים כוותיקים. בנוסף, התייחסות אחידה לכל הספקים על פי מדדים ידועים לא תפגע - ואף תשפר - את יחסי האמון המיוחדים שנבנו עם הספקים במהלך שנות עבודה משותפות.
בשנים האחרונות השתנה מהותית מעמדם של ספקים בעיני ארגונים הרוכשים מהם סחורות ושירותים. ספקים הולכים ונתפשים יותר ויותר לא רק כמוכרים מהם מקבל הארגון חומרי גלם, מוצרים ושירותים להם הוא זקוק לצורך פעילותו, אלא כשותפים של ממש, בעלי ידע, אמצעים וכישורים שונים אחרים, שבעזרתם יכול הארגון להגביר את יעילותו, כושר התחרות שלו, תדמיתו, ובסופו של דבר גם את רווחיותו.
מוטיבציה להסמכת ספקים והערכתם
על פי ההגדרה המסורתית, מטרתה העיקרית של מערכת הסמכת ספקים היא להבטיח רמת ביצוע נאותה של ספקי הארגון בהתאם לדרישותיו. אולם על פי הגישה המתקדמת המקובלת כיום המטרה רחבה יותר – טיפוח ספקים באמצעות שיתוף פעולה הדדי, באופן שיתאים ויקדם את מטרות הארגון ובד בבד יהיה תואם לאינטרסים של הספקים ובכך יצור מערכת של ניצחון הדדי ((win-win ויאפשר לשני הצדדים לחסוך בעלויות ולמזער טעויות.
כך או כך, המטרה המעשית המידית של מערכת יעילה להסמכת ספקים והערכתם , היא לאפשר לגורמי שרשרת האספקה (רכש ולוגיסטיקה) לבדוק ביעילות את ביצועי הספקים על מנת לבצע רכש מספקים שהינם בעלי יכולות מוכחות, העונים על דרישות בסיסיות בתחומי איכות, לוגיסטיקה ותחומים אחרים. מטרה נגזרת היא לקבוע תנאי סף עבור ספקים חדשים על מנת שיוכרו כראויים לעבוד מול הארגון.
מערכת הרכש צריכה אפוא לטפל בשני נושאים במחזור הפעילות עם ספקים. בשלב הראשון איתור, בחירה והסמכת ספקים ראויים, ובשלב השני הערכה כוללת של ביצועי הספקים לאורך זמן.
המרכיבים המרכזיים להערכת ספקים
אילו היו כל הספקים מספקים תמיד את שהוזמן מהם באיכות מרבית, במועד, בכמות ובאריזה המוזמנים לפי ההסכם, על פי הסימון הנדרש ותוך כדי מתן שירות ברמה הגבוהה ביותר לא היה מתעורר הצורך למדוד את ביצועיהם כלל. מערכת מדידת ביצועי ספקים אופיינית נשענת לכן על שלשה מרכיבים מרכזיים:
בחינת הקבלה הראשונית
מרכיב הקבלה מורכב מארבעה אלמנטים מרכזיים – מועד הספקה, כמות וסוג הפריטים המסופקים, האריזה (כולל דרישות קשורות כמו צורת אריזה, חומרי אריזה, מידות ומשקל וכו') וסימון (מק"טים, בר-קוד תיאור טכני וכו').
כל אחד מענפים מרכזיים אלו יכול לכלול רשימה פרטנית ארוכה של נקודות לבדיקה במסגרת ההגדרה הכוללת של תהליך קבלת מוצרים מספק, וכל אחת מהאלמנטים עשוי בתורו להיות חשוב ולעתים קריטי בתמונה הכוללת.
העיקרון המוביל בתכנית הסמכת ספקים הוא האינטרס המשותף לארגון ולספק כאחד לקצר, ולעתים אף לייתר לחלוטין, את בדיקות הקבלה עד למערכת משולבת של אספקה לקו היצור ממש (Ship To Production (STP)). על כן, ספקים ברמת האיכות העליונה יהיו פטורים ממרבית או מכל אותן בדיקות. ספקים בעלי פטור מבחינות קבלה או בעלי אישור לאספקה ישירה ליצור ייבדקו וימדדו בדרך כלל באמצעות ביקורות ומבדקים יזומים בחצר הספק וקביעת תהליכי עבודה משותפים ככל הניתן, כמו גם שימוש במידע הקיים לגבי הספקים ממקורות חיצוניים.
מרכיב האיכות
מרכיב האיכות הוא אולי המהותי ביותר מבין המרכיבים המרכזיים של כל שיטת מדידה אפשרית המאומצת על ידי הארגון. הספקה מתוזמנת ומחיר נפלא לא יעזרו (ואף יטעו) אם האיכות אינה ראויה. יש, לכן, לאמץ שיטה שתיתן תוצאה מדויקת ככל הניתן ובאותה עת תהיה פשוטה להפעלה.
ניתן לבצע בדיקות איכות מסוימות במהלך תהליך הקבלה, אולם לא תמיד הדבר מתאפשר ולעיתים איכות הרכש תתגלה רק במהלך השימוש. דרך נוספת להבטיח את איכות הרכש היא בדיקות יזומות בחצרי הספקים, שהוזכרו לעיל. יודגש בהקשר זה כי בבדיקות השגרתיות אין המדובר בבדיקות איכות ישירות של מוצרים, אלא בבדיקת התיעוד ואינדיקטורים אחרים, כמו למשל אופן פעולת מעבדת האיכות או תהליכי איכות אחרים. עם זאת, במקרים מיוחדים המצדיקים זאת ניתן גם לבצע בדיקת איכות ישירה של מוצר או סדרת מוצרים נתונה על ידי נציג טכני של החברה ביחד עם היצרן.
דרך נוספת לבקר את רמת האיכות הוא פרמטר הדחיות, שיכול להיבדק בדיעבד ולהתבסס על מספר הדחיות (החזרות, תלונות, תקלות) של שורת הזמנה יחסית לכלל השורות של אותו ספק בפרק זמן נתון, או מספר דחיות יחסי לכלל הדחיות של הארגון באותו זמן – או כל שילוב בין השניים. השיטה המאומצת נתונה לבחירת הארגון, על פי נוחותו, ואינה כה חשובה כשלעצמה, כל עוד היא הגיונית ומיושמת בצורה הוגנת כלפי כלל הספקים. יש לזכור בהקשר זה, את הצורך בקביעת פרמטרים מאזנים ראויים, כמו למשל התייחסות יחסית לספקים בעלי מספר מסירות גבוה בהרבה מאחרים.
מרכיב השירות
ידוע כי שירות הולם חשוב לספק ולארגון, כמו גם לכל שאר המעורבים בשרשרת הייצור וההספקה. עם זאת, חשוב לציין כי בתחום הרלוונטי לענייננו הנקודות החשובות הן לא רק יחס הוגן וחיוך מאיר של הספק, אלא נושאים כמו תמיכה טכנית, תגובה מהירה להזמנות דחופות, טיפול יעיל בתקלות ונושאים דומים נוספים.
תבחינים נוספים להערכה כוללת
לבסוף, לא למותר לשוב ולהזכיר את העובדה שמדידת ביצועים אינה עומדת בפני עצמה. רצוי שהיא תהיה חלק ממערך כולל של הערכת ספקים שיכלול פרט למדידת ביצועים ישירה, גם נושאים אחרים שיש להעניק להם את המשקל ההולם בהחלטה הכוללת של הערכה יחסית של ספקי הארגון. נושאים אלו כוללים בין היתר את התחום הפיננסי (חוסן פיננסי, יציבות מחירים, תשואה בעבודה מול ספק נתון ועוד), איכות יחסי העבודה עם הספק (מחויבות ספק, איכות תקשורת הדדית, רמת אמינות, אמון הדדי, יכולת לפתרון בעיות, תגובה למצבי משבר), ערך אסטרטגי של הספק (יכולת פיתוח מוצרים חדשים, תרומה לאפשרות כניסה לשווקים חדשים, תרומה בנושא מיתוג מוצרים ועוד) וערכים מוספים ייחודיים כמו תרומה בנושאי אחריות חברתית וסביבתית מצד ספקים או תמיכה בערכים נוספים החשובים לחברה.
תהליך הערכה
על אף שנעשה שימוש במונח "הערכה" הרי שבארגון כלכלי הערכת ספקים אינה יכול להתבסס על תחושות בטן וניחושים. ההמלצה שלנו היא לבנות מערכת מסודרת ומאורגנת המבוססת על איסוף נתונים עקבי המשולבת במערכות המידע של הארגון.
ראשית, יש לבחור מתוך המרכיבים והתבחינים שנסקרו לעיל את הנושאים העיקריים החשובים לארגון והמשפיעים ביותר על יכולתו ליצר ולספק את שרותיו ברמת האיכות הרצויה לו והמקובלת על לקוחותיו. שנית, יש להחליט על תדירות איסוף הנתונים ועל מערכות המידע המתאימות לתמוך בתהליך זה. חלק מהמידע יכול וצריך להיאסף באופן ישיר ובכל אינטראקציה עם הספק. למשל - עמידה בזמני אספקה, כאשר מועד האספקה הרצוי ומועד האספקה בפועל מוזנים כראוי למערכת ניהול המלאי. מידע מסוים יכול להיאסף תקופתית, בצורת סקר שביעות רצון של הגורמים הנמצאים במגע ישיר עם אותו ספק (קניינים, מקבלי השרות). סקר כזה יתייחס למאפיינים כגון איכות התקשורת, יכולת פתרון בעיות וכד'. מידע אחר יכול להתקבל מהספק כמידע קבוע כגון נושאים הקשורים לאחריות חברתית או עמידה בתקני ניהול איכות סביבה ואחרים. לבסוף, דרך נוספת להעריך ספקים היא ביצוע מבדקי לקוח אצל הספק (מבדקי צד ב') אך שיטה זו מחייבת שיתוף פעולה מצד הספק וקביעת תבחינים מוסכמים למבדק.
את המידע המתקבל יש לרכז לשקלל ולבצע הערכה תקופתית אשר תוצאותיה הן דירוג הספקים וקביעת המשך או הפסקת ההתקשרות עם ספקים שאינם עומדים ביעד סף שנקבע.
סיכום
התקשרות ורכש מספקים אמינים ואיכותיים הוא אחת הדרכים להבטיח כי המוצרים והשירותים של הארגון יעמדו בדרישות האיכות שנקבעו. הסמכת ספקים והערכתם היא הדרך המומלצת באמצעותה יוכל הארגון להבטיח את איכות הרכש ויכולת השתפרות לצד הספקים החשובים לארגון שיצמחו ביחד אתו.
בניית המערכת להסמכת ספקים והערכתם היא תפקידו הראשוני והעיקרי של הממונה על שרשרת האספקה ובחירת תמהיל התבחינים המתאימים לארגון ויישומם הנכון יבטיח את הצלחת המהלך.
