לניהול חברה בהתאם לתקן ניהולי יש יתרונות רבים. השימוש בטכניקות מוכחות שנוסו על ידי ארגונים רבים ומגוונים לאורך זמן והשיגו תוצאות, מבטיח הצלחה למיישמים אותם כראוי. אולם, בנוסף לכך לניהול לפי התקן יש תועלת נוספת בהיבט התדמיתי.
ארגונים שרוצים להצהיר כלפי חוץ ולהוכיח ללקוחותיהם, ללקוחות פוטנציאליים ולבעלי זיקה אחרים המתעניינים בהם כי הם מנוהלים באופן נכון וטוב וכי הם שואפים לספק ללקוחותיהם באופן עקבי ולאורך זמן מוצרים או שרותים העונים לדרישות ועומדים בחוקים ותקנות וכי הם חותרים להשגת שביעות רצון גבוהה מצד לקוחותיהם, יכולים להשתמש במנגנון ההתעדה תחת אקרדיטציה שהתקן מספק.
ראשית נדגיש כי תקן ניהולי כדוגמת ISO 9001 מתייחס לאופן ניהול הארגון ולא למוצר או השרות שהארגון מספק, מתוך הנחה שארגון המנוהל בהתאם להנחיות התקן מספק מוצרים ושרותים שאכן עונים לדרישות ועומדים בכל חוק ותקנה. אולם אין בכך בהכרח די כדי להבטיח שהארגון תמיד ישיג 100% התאמה של המוצר, למרות שזו צריכה להיות המטרה הקבועה של הארגון וגם בארגון המנוהל באופן מושלם יכולים להיות מקרים של תקלות ואי התאמות.
זאת ועוד התעדה לתקן ניהולי כדוגמת ISO 9001 בפני עצמה אינה הוכחה או אישור לכך שהארגון מספק מוצר טוב יותר, או שהמוצר עצמו הוא בעל תו תקן (ישראלי או אחר) או מתאים לדרישות של תקן או מפרט (ISO או כל תקן אחר).
התאמת ארגון לתקן ניהולי יכולה להיות מודגמת בשתי צורות.
אחת הצורות היא "הצהרה עצמית". ארגון שהטמיע ומממש את דרישות התקן במלואן יכול להצהיר על עצמו כמתאים או עומד בדרישות התקן. הצהרה עצמית, מבלי להיכנס לדיון על אמינות המצהיר, אינה נתפסת כאמינה על ידי הלקוחות. כמוה ככל הכרזה שיווקית כדוגמת "אנחנו הטובים ביותר" או "המוצר שלנו יחיד ומיוחד" וכד'. לקוחות מתייחסים להצהרה זו בחשדנות.
הלקוחות מחפשים בדרך כלל אימות להצהרה מגורם בלתי תלוי ונטול פניות שההצהרה נכונה. כאן נכנס לתמונה מערך ארגוני ההתעדה.
ארגוני התעדה הם גופים שקיבלו הסמכה (ארקדיטציה) מגופים בינלאומיים מורשים, לאחר שהוכיחו שהם מסוגלים לכך, לבדוק מערכות ניהול של ארגונים וחברות ולהנפיק להם תעודת התאמה לתקן.
גוף התעדה מוסמך על ידי גורם בינלאומי ומקבל אקרדיטציה - סמכות ויכול להתעיד ארגונים בתחומי עיסוק מוגדרים בהתאם לרשימה המפורסמת על ידי אותם גופים, בהתאם לכישוריו והכשרת עובדיו באותם תחומים.
הארגון ההתעדה בעצמו נבדק ומבוקר באופן שוטף והסמכתו מחודשת אחת לשנה.
הגורמים הבינלאומיים המסמכים, מאושרים בתורם להסמיך על פי אישור מפורום האקרדיטציה הבינלאומי (IAF) שסמכותו מעוגנת מתוקף הכרה הדדית והסכמים בילאומיים
כאשר ארגון התעדה שהוא גוף מוסמך, בלתי תלוי ומוכר נותן ארגון תעודה שהארגון נבדק ועומד בדרישות התקן הארגון יכול לא רק להצהיר אלה גם להציג הוכחה (תעודה) שהוא עומד בדרישות התקן.
בין ארגוני האקרדיטציה הבינלאומיים המוכרים נמצאים בין היתר : UKAS: United Kingdom Accreditation Service הבריטי, RvA: Dutch Accreditation Council (Raad Voor Accreditatie) ההולנדי ו- ANAB: American National Standards Institute - American Society for Quality National Accreditation Board LLC מארצות הברית.
ארגוני התעדה בארץ הם :
מכון התקנים הישראלי - האגף לאיכות והסמכה
רונט שרותי התעדה בינלאומיים
המכון לבקרה ואיכות IQC
על תהליך ההטמעה וההתעדה באחד הפוסטים הבאים.
